DOEPE 23/01/2020 - Pág. 5 - Poder Executivo - Diário Oficial do Estado de Pernambuco
Recife, 23 de janeiro de 2020
Diário Oficial do Estado de Pernambuco - Poder Executivo
Ano XCVII • NÀ 15 - 5
Art. 19. A recepção de documento em formato eletrônico está condicionada à verificação de integridade do arquivo entregue em formato
digital, bem como a aprovação pelos softwares de antivírus utilizados nas Unidades de Protocolo.
IV – administrador setorial; e
V – usuário externo.
Art. 7º A definição, criação, ativação ou inativação de perfis de acesso ao SEI PERNAMBUCO é de responsabilidade da ATI.
§ 1º A atribuição de perfis de acesso às ações relacionadas a administrador do sistema no SEI PERNAMBUCO será feita pela ATI.
Art. 20. Nos casos em que o interessado apresente a documentação física, caberá à Unidade de Protocolo a conferência, registro da data
de recebimento no corpo do documento, digitalização, inserção do documento no SEI PERNAMBUCO, conforme orientações definidas
nesta Portaria, e devolução dos originais apresentados à parte interessada, nessa ordem.
§ 2º A atribuição do perfil para usuário é realizada pelos Gestores Setoriais do SEI PERNAMBUCO nos órgãos e entidades integrantes
do Poder Executivo Estadual.
§ 1º Caso se faça necessária a retenção do documento físico original ou cópia autenticada em cartório, por força de legislação específica,
deverão ser arquivados em suas respectivas Unidades pelo tempo que se fizer necessário e de acordo com a Tabela de Temporalidade
de Documentos.
Seção II
Dos Usuários
§ 2º Nos referidos casos de retenção, o documento físico, original ou cópia autenticada em cartório, que fora digitalizado, deverá ter o
respectivo Número SEI anotado em seu corpo antes de ser encaminhado para os respectivos arquivos.
Art. 8º O SEI PERNAMBUCO pode ser utilizado por servidores, empregados públicos, estagiários e prestadores de serviço dos órgãos
e entidades integrantes do Poder Executivo Estadual e público externo, categorizados de acordo com suas competências funcionais da
seguinte forma:
Art. 21. O documento deve ser digitalizado em formato Portable Document Format (PDF), com utilização de processamento de
Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), sempre que possível, de forma a garantir que seu conteúdo seja pesquisável.
I - usuário: público interno do Governo de Pernambuco com cadastro e acesso à rede de seu órgão ou entidade, com permissões no SEI
PERNAMBUCO, de acordo com seu perfil de acesso;
II - usuário externo: pessoa física ou jurídica com permissões para acessar processos e assinar documentos internos no sistema, desde
que o acesso seja autorizado; e
III - usuário colaborador: público interno do Governo de Pernambuco que não tramita e nem assina documentos no SEI PERNAMBUCO.
Seção III
Dos Usuários Externos
Art. 9º A solicitação para cadastro como usuário externo se dará mediante o preenchimento de formulário eletrônico disponível no portal
do SEI PERNAMBUCO, posterior impressão e assinatura do Termo de Declaração de Concordância e Veracidade e entrega presencial
no órgão da administração pública o qual manteve contato, juntamente com a seguinte documentação cadastral:
I – Pessoa Física
Parágrafo único. O documento deve ser digitalizado com resolução mínima de 300 dpi (dots per inch ou pontos por polegada).
Art. 22. Não serão digitalizados, nem incluídos, para o SEI PERNAMBUCO, exceto nos casos em que tais documentos venham a se
tornar peças processuais:
I - processos produzidos em suporte físico (legado);
II - jornais, revistas, livros, folders, propagandas; e,
III - correspondências pessoais.
Seção III
Da Tramitação
Art. 23. O SEI PERNAMBUCO é o sistema oficial do Estado para a gestão e o trâmite de processos administrativos eletrônicos.
Art. 24. O SEI estará disponível 24 (vinte e quatro) horas por dia, ininterruptamente, ressaltando os períodos de manutenção a serem
previamente programados.
documento de identidade;
Art. 25. Consideram-se realizados os atos processuais em meio eletrônico no dia e na hora registrados no SEI, os quais ficarão
armazenados e disponíveis para consulta no histórico do processo.
Cadastro de Pessoa Física – CPF; e
comprovante de residência;
Parágrafo único. O ato processual será tempestivo se praticado até 23h59min do dia de vencimento, considerando o horário local.
II – Pessoa Jurídica:
Art. 26. Os prazos que expirarem no dia da ocorrência de indisponibilidade do SEI prorrogar-se-ão para o dia útil seguinte, quando:
documento de identidade e Cadastro de Pessoa Física – CPF do seu representante legal;
I – a indisponibilidade for superior a 60 (sessenta) minutos, ininterruptos ou não, se ocorrida entre 06h00min e 23h00min; ou
ato constitutivo e suas alterações, devidamente registrados;
II – ocorrer indisponibilidade entre 23h00min e 24h00min.
ato de nomeação ou eleição de dirigentes, devidamente registrado; e
Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica - CNPJ.
Art. 27. O processo eletrônico no SEI PERNAMBUCO iniciar-se-á por impulso de um usuário interno ou pela Unidade de Protocolo do
órgão/entidade ou Unidade equivalente, quando a demanda for requerida por usuário externo.
§ 1º Caso o solicitante de acesso como usuário externo possua certificado digital do ICP-Brasil será facultado ao mesmo o envio por e-mail
de toda a documentação listada no caput do presente artigo, através da anexação dos documentos PDF’s com a devida assinatura digital.
Art. 28. Os processos devem ser tramitados para os respectivos destinos, sem intermediação das Unidades Protocolizadoras.
§ 2º O credenciamento está condicionado à aceitação das regras do SEI PERNAMBUCO pelo usuário externo, que se responsabilizará
pelo uso indevido do sistema nas esferas administrativa, civil e penal.
§ 1º A tramitação no SEI PERNAMBUCO é registrada automaticamente, sem necessidade de comprovação de envio ou recebimento.
§ 2º O processo poderá ser encaminhado para quantas unidades forem necessárias.
§ 3º Caso não seja apresentada a documentação obrigatória, será indeferido o credenciamento de usuário externo.
§ 3º O processo poderá ser mantido aberto na unidade enquanto for necessária a continuidade simultânea de sua análise.
Art. 10. Após recepção da documentação, conforme mencionado do art. 9º, deverá ser criado processo no SEI PERNAMBUCO e
autorizada a solicitação pelo gestor setorial do SEI.
Art. 29. Para tramitar processo dentro da própria unidade usa-se a função “atualizar andamento” ou atribui-se o processo aos usuários
da unidade.
Parágrafo único. Após a autorização do usuário externo, poderá ser fornecido acesso para consultas de processos ou assinatura de
documentos, por prazo determinado, mediante autorização do gestor da unidade responsável pelo respectivo processo.
Art. 30. Quando da utilização da função “atualizar andamento” para despachos, os mesmos deverão ser feitos da forma mais resumida
possível, objetivando apenas encaminhar o processo.
CAPÍTULO V
DO FUNCIONAMENTO DO PROCESSO ELETRÔNICO
Parágrafo único. Para despachos mais detalhados, deverá ser utilizado o documento despacho, com o mesmo vindo a compor a árvore
de documentos do processo.
Seção I
Da Produção de Documentos
Art. 11. Os documentos eletrônicos produzidos e geridos no âmbito do SEI PERNAMBUCO terão garantia de integridade, de autoria e de
autenticidade, mediante utilização de assinatura eletrônica nas seguintes modalidades:
I - assinatura digital: baseada em certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas
Brasileiras (ICP-Brasil); e
II - assinatura cadastrada: realizada mediante prévio credenciamento de acesso de usuário, com fornecimento de login e senha.
§ 1º A assinatura eletrônica é de uso pessoal e intransferível, sendo responsabilidade do titular sua guarda e sigilo.
§ 2º A autenticidade de documentos gerados no SEI PERNAMBUCO pode ser verificada em endereço indicado na tarja de assinatura e
declaração de autenticidade no próprio documento, com uso dos Códigos Verificador e CRC.
Art. 12. A assinatura eletrônica de documentos importa na aceitação das normas regulamentares sobre o assunto e da responsabilidade
do usuário por sua utilização indevida.
Art. 13. Os documentos que compõem os processos administrativos eletrônicos deverão, preferencialmente, ser produzidos diretamente
no editor de texto do SEI PERNAMBUCO.
§ 1º Os documentos gerados receberão Número SEI e, quando aplicável, numeração de controle própria, externa ao SEI PERNAMBUCO.
§ 2º Qualquer usuário interno poderá elaborar e assinar documentos de sua competência, em conformidade com a legislação vigente.
Art. 14. Caso o usuário necessite inserir ao Processo Administrativo Eletrônico documento externo ao SEI PERNAMBUCO, nato digital
ou digitalizado, será permitida a inserção de documentos com extensão PDF (Portable Document Format) ou outros tipos que se façam
necessários, uma vez definidos pela ATI e validados pela SAD.
§ 1º O limite do tamanho individual de arquivos para inclusão no SEI PERNAMBUCO de documentos externos é de 200 megabytes,
podendo ser redefinida de acordo com disponibilidade técnica.
§ 2º Quando o documento ultrapassar o tamanho indicado no §1º, o usuário deverá particionar o arquivo.
Art. 31. Em caso de erro na tramitação de processo eletrônico, a área de destino promoverá imediatamente:
I - a devolução do processo ao remetente; ou
II - o envio do processo para a área competente.
Art. 32. Os processos administrativos eletrônicos serão registrados no SEI PERNAMBUCO, conforme data e hora em que foram
armazenados e disponibilizados para consulta no histórico do Sistema.
Seção IV
Do Sobrestamento, Relacionamento e Anexação de Processos
Art. 33. O sobrestamento de processo é temporário e deve ser precedido de motivo para sua realização.
Parágrafo único. O sobrestamento deve ser removido quando não mais subsistir o motivo que o determinou ou quando for determinada
a retomada de sua regular tramitação.
Art. 34. O relacionamento de processos será realizado quando houver a necessidade de associar um ou mais processos entre si, para
facilitar a busca de informações.
Art. 35. A anexação de processos será realizada quando pertencerem a um mesmo interessado, tratarem do mesmo assunto e, com isso,
devam ser analisados e decididos de forma conjunta.
Art. 36. A desanexação de processos deverá ser feita pelo Gestor Setorial do SEI PERNAMBUCO dos órgãos e entidades do Governo
de Pernambuco.
§ 1º Caso o Gestor Setorial do SEI não tenha perfil de administrador do órgão ou entidade onde foi feita a anexação, a solicitação deverá
ser encaminhada à ATI por e-mail ao suporte SEI ou através da abertura de chamado.
§ 2º A desanexação deverá ser justificada com o motivo, o nome e e-mail do solicitante e se existir, número do chamado, para que conste
no andamento do processo.
Art. 37. Caso sejam identificados, no SEI PERNAMBUCO, processos de conteúdo idênticos ou similares, os mesmos poderão ser
anexados ou relacionados.
§ 3º A identificação das partes do arquivo deverá ser realizada pelo nome do arquivo, seguido do número da parte correspondente e do
número final da parte. Exemplo: SEI 1-2; SEI 2-2.
Seção VI
Da Classificação Arquivística
Art. 15. Os documentos arquivísticos digitais de áudio e vídeo devem ser gravados em formato de compressão que garanta o menor
tamanho de arquivo possível, mantendo-se sua inteligibilidade, não ultrapassando o limite de que trata o § 1º do art.14.
Art. 38. Os tipos de processos no SEI PERNAMBUCO possuem Código de Classificação Arquivística automaticamente vinculado,
definidos segundo a legislação vigente, e não devem ser alterados pelos usuários.
Art. 16. É vedada a inclusão de documento externo protegido por senha.
Art. 17. Em caso de impossibilidade técnica momentânea de produção de documentos no SEI PERNAMBUCO, para questões urgentes
que não possam esperar o reestabelecimento do sistema, estes podem ser produzidos em suporte físico e assinados de próprio
punho, podendo receber numeração manual sequencial e, quando do retorno da disponibilidade do sistema, devem ser imediatamente
digitalizados e capturados para o SEI PERNAMBUCO.
Seção II
Da Recepção de Documentos e Digitalização
Seção VII
Do Arquivamento
Art. 39. Os processos eletrônicos serão mantidos até que se cumpram os prazos de guarda, conforme Tabela de Temporalidade e
Destinação de Documentos de Arquivo e em procedimentos estabelecidos em norma específica, obedecendo aos seguintes critérios:
I - o arquivamento dos documentos será realizado de forma lógica, iniciando-se a contagem de temporalidade quando todas as unidades
nas quais o processo esteja aberto indicarem sua conclusão no sistema;
II - os documentos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados de acordo com o disposto em legislação vigente; ou
Art. 18. Preferencialmente, os documentos devem ser entregues em formato digital, os quais poderão ser encaminhados por e-mail ou
entregues em “Compact Disc (CD)”, “Digital Versatile Disc (DVD)” ou “pen drive” ou equivalente, estes últimos por meio da Unidade de
Protocolo ou Unidades equivalentes, de cada órgão, sendo devolvidos, ao interessado, os referidos dispositivos físicos utilizados.
III - os processos e documentos em suporte físico convertidos para eletrônico e os documentos recebidos em suporte físico, no curso do
processo, cumprirão o mesmo prazo de guarda do processo eletrônico correspondente.